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Planilha de controle de gastos: veja como ter sucesso financeiro no seu escritório de advocacia
Neste artigo, você descobrirá como montar uma planilha de controle de gastos para o seu escritório. Mas não se preocupe, vamos te auxiliar para o sucesso da tarefa
Gerenciar os recursos disponíveis no escritório de advocacia não é uma tarefa fácil. É preciso lidar com a contabilidade, controlar as contas a pagar e receber, gerenciar os prazos e documentações dos processos, supervisionar os sócios, além de cuidar do bom funcionamento do escritório.
Todas essas tarefas exigem um bom controle financeiro, por isso vamos abordar as melhores práticas para o desenvolvimento de uma planilha de controle de gastos de sucesso para os escritórios de advocacia.
Neste artigo, apresentaremos algumas diretrizes que podem ajudar os advogados a controlar os seus gastos de forma eficiente e a reduzir os custos.
Acompanhe o artigo para saber mais!
A gestão financeira é essencial para a manutenção do seu escritório, por isso separamos mais algumas matérias para te ajudar nessa tarefa…
Por que montar uma planilha de gastos?
São diferentes benefícios e motivos para o controle financeiro de um escritório de advocacia e para o uso de uma planilha de controle de gastos.
Listamos abaixo as 5 principais vantagens de manter as finanças organizadas com o auxílio de ferramentas específicas de gerenciamento de custos!
- A planilha auxiliar a entender o uso dos recursos financeiros no escritório;
- Auxilia no desenvolvimento de um planejamento financeiro;
- Ajuda a mensurar e atingir metas com maior efetividade;
- Ajuda no processo de investimento, com consciência e eficácia;
- E, é claro, reduz custos e gastos desnecessários.
Em resumo, uma das melhores maneiras de controlar os gastos de um escritório de advocacia é criar uma planilha de custos. Isso permite que os advogados vejam com clareza onde e como estão sendo gastos os recursos do escritório.
Como montar uma planilha de controle de gastos para advogados
Estabelecer uma planilha de controle de gastos deve ser uma das primeiras tarefas a executar quando se funda um escritório de advocacia. Ele deve ser ajustado às necessidades da empresa e, então, pode ser personalizado à medida que essas necessidades alteram.
É importante mencionar que não existe um molde único que sirva para todos os tipos de empresa. Os escritórios de advocacia, diferentes uns dos outros, precisam montar um conforme as suas necessidades.
Embora cada setor tenha os seus elementos distintos, existem alguns aspectos que são comuns a todos.
O documento precisa incluir uma área dedicada a despesas fixas, despesas variáveis, receitas, margem de lucro etc.
Para começar, o primeiro passo é identificar as principais fontes de receita e as principais despesas.
3 passos para montar uma planilha de gastos
1º passo – Determine um orçamento e crie políticas de gastos
Uma boa gestão dos gastos não é apenas controlar as despesas do escritório. É importante que os advogados estabeleçam políticas de gastos e tenham um orçamento para seguir.
Uma planilha de controle do faz sentido com um planejamento bem definido. O escritório precisa saber onde está e para onde está indo.
Ao criar um orçamento, os advogados devem incluir todas as despesas necessárias, desde as contas básicas, como água, luz e telefone, até os gastos com materiais de escritório, viagens e serviços contratados.
Desta forma, ao criar um orçamento, é possível ter um controle bem mais eficiente dos gastos.
Além disso, é importante considerar algumas regras ao estabelecer as suas políticas de gastos, que incluem:
- Limitar o uso de cartões corporativos;
- Requisitar aprovação prévia para despesas;
- Estabelecer limites de gasto para cada funcionário;
- Monitorar os gastos de maneira consistente.
As políticas de gastos podem ajudar os advogados a controlarem melhor o que é ou não permitido e, desta forma, garantir que as pessoas responsáveis pelos gastos saibam ao certo o que é e não é permitido.
2º passo – Escolha da ferramenta utilizada para montar a sua planilha
Em primeiro lugar, para começar a usar uma planilha, você precisa de algum software adequado. Quando se trata do computador, o mais conhecido é o Microsoft Excel.
Outro aplicativo que oferece alguns recursos interessantes é o Google Planilhas. Ele é usado no navegador e os documentos criados são salvos na sua conta do Google, o que significa que você pode acessar a sua planilha financeira por meio do celular caso deseje.
Para isto, é preciso instalar o Google Planilhas no seu dispositivo móvel, pois está disponível para ambos os sistemas operacionais (iOS e Android).
3º passo – Organize a planilha
Estabelecer um controle de gastos requer a criação de linhas e colunas de acordo com suas necessidades.
Essas estruturas devem ser preenchidas com suas receitas e despesas. Quando a estrutura foi montada, basta manter-se atualizado e adicionar informações com regularidade.
Se você comprou algo, pagou uma conta ou ganhou algum dinheiro extra, anote-o na planilha. Ao longo do tempo, é possível analisar esses dados e tomar decisões.
Considere:
- Determinação de categorias para cada movimentação;
- Fazer a divisão mensal;
- Não envolva o dinheiro dos sócios com o do escritório;
- Sinalize as informações que são mais relevantes;
- Não deixe nada de nada.
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